1 — GÉNÉRAL

La SRL KADINE, dont le siège social est situé à Rue d'Arenberg 21, 2000 Anvers, Belgique, enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises belges sous le numéro BE 0437.697.256, et ses sociétés affiliées (ci-après "ESSENTIEL Antwerp"), est responsable du traitement de vos données personnelles.

ESSENTIEL Antwerp attache une grande importance à votre vie privée et protège vos données personnelles en appliquant le Règlement général sur la protection des données (Règlement européen 2016/679 sur la protection des données personnelles, ci-après : "RGPD"), ainsi que la législation relative aux communications électroniques et les autres dispositions légales applicables.

Par ailleurs, ESSENTIEL Antwerp a également désigné un interlocuteur RGPD, qui contrôle également le traitement correct de vos données personnelles. Cette Déclaration de Confidentialité contient des informations essentielles sur la manière dont ESSENTIEL Antwerp collecte et utilise vos données personnelles et à quelles fins. Ces informations sont destinées à vous informer du traitement de vos données personnelles et des droits dont vous disposez, en tant que personne concernée, lorsque vous utilisez nos services, tant sur le site Web que dans les magasins physiques, ou lorsque vous communiquez vos données à ESSENTIEL Antwerp.

2 — TRAITEMENT DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

La présente Déclaration de Confidentialité concerne les personnes physiques, en particulier les données qui permettent directement ou indirectement d'identifier une personne. Par la suite, nous vous informons quelles données personnelles spécifiques nous traitons, à quelles fins et sur la base de quelle base juridique.

2.1. Dans nos magasins

2.1.1 Compte personnel

Lorsque vous achetez un produit dans l'un de nos magasins physiques, vous pouvez créer un compte personnel. Pour cela, nous collectons vos nom, prénom, adresse e-mail, genre, langue et ville. En option, en tant que client, vous pouvez fournir votre date de naissance, votre numéro de téléphone et votre adresse.

Nous utilisons ces informations de compte pour vous enregistrer en tant que client dans notre système client. Avec un compte personnel, nous trouvons vos informations et vos achats plus rapidement afin de pouvoir répondre à vos questions, réclamations ou retours.

La création d'un compte personnel est basée sur votre consentement. Vous pouvez toujours demander à nos magasins de modifier les détails de votre compte ou d'exercer vos autres droits conformément au point 5 de la présente Déclaration de Confidentialité.

2.1.1 Surveillance par camera

Afin de surveiller les biens et le personnel d'ESSENTIEL Antwerp et sur la base de la loi sur les caméras du 21 mars 2007, des caméras sont installées dans nos magasins. L'installation de caméras est basée sur l'intérêt légitime d'ESSENTIEL Antwerp. 

Les images des caméras ne sont visionnées qu'en temps réel afin de permettre une intervention immédiate en cas de délits, de dégâts, de nuisances et de troubles de l'ordre public. Elles sont conservées pendant un mois au maximum. Elles ne seront donc conservées plus longtemps et stockées que si cela s'avère nécessaire pour rassembler des preuves de délits, de nuisances ou de dommages, ainsi que pour retrouver et identifier les auteurs, les perturbateurs de l'ordre public, les témoins ou les victimes.

Les images des caméras ne seront pas partagées, sauf avec les services de police ou les autorités judiciaires compétents lorsque des faits susceptibles de constituer une infraction ont été constatés ou lorsqu'ils le demandent dans le cadre de leurs compétences administratives ou judiciaires.

2.2. Compte en ligne

Lors de la création d'un compte personnel sur le site Web, vous fournissez les informations suivantes : nom, prénom, titre, adresse e-mail. Il est également possible de vous enregistrer et de vous connecter à votre compte via Facebook ou Google Connect. Dans ce cas, nous recevrons de ce service vos coordonnées, à savoir votre profil public avec nom et adresse e-mail, via les procédures d'autorisation utilisées par le service.

Pour l'utilisation ultérieure de votre compte en ligne, vos données d'accès (adresse e-mail et mot de passe) seront enregistrées. Les autres données personnelles sont enregistrées dans notre système client et stockées dans votre compte en ligne afin que vous n'ayez pas à les saisir à nouveau et que nous puissions vous identifier en tant que client.

Sur la base de votre consentement, nous pouvons également enregistrer d'autres préférences (anonymes) au moyen d'enquêtes.

La création d'un compte est basée sur votre consentement, ainsi que sur la connexion de votre compte à votre profil Google ou Facebook. Vous pouvez modifier ou annuler votre compte en ligne à tout moment. Vous pouvez lire la procédure à suivre à cet effet au point 5 de la présente Déclaration de Confidentialité.

2.3. Boutique en ligne : commandes et livraisons

Lorsque vous passez une commande sur notre boutique en ligne, vos nom, prénom, numéro de téléphone, adresse de facturation et/ou de livraison et détails de paiement sont traités.

Nous utilisons ces informations de compte pour finaliser le paiement, livrer votre commande et vous tenir informé de l'état de votre commande.

Le traitement des données de votre compte dans le cadre d'un traitement de commande sur le site Web est nécessaire à l'exécution du contrat d'achat.

2.4. Questions et réclamations

Lorsque vous remplissez le formulaire de contact sur le site Web, vous saisissez les données personnelles suivantes : nom, prénom, adresse e-mail et votre question ou message. Si vous nous contactez directement (par e-mail, téléphone ou courrier), notre service clientèle traitera vos coordonnées et le contenu de la correspondance.

Nous utilisons ces informations uniquement pour répondre de la manière la plus appropriée possible à votre question ou réclamation. Les appels téléphoniques à notre service clientèle ne sont ni enregistrés ni stockés. De plus, nous pouvons utiliser votre adresse électronique pour envoyer des sondages afin d'améliorer notre service.

La communication de ces informations est basée sur votre consentement. L'utilisation et le stockage ultérieure de vos données personnelles à cette fin est basée sur l'intérêt légitime d'ESSENTIEL Antwerp.

2.5. Marketing communication

Lorsque vous vous abonnez à notre newsletter, vous fournissez les informations personnelles suivantes : nom, prénom, adresse e-mail, titre, pays, code postal et langue. Nous compilons des informations personnalisées sur les produits à partir des informations dans votre compte online personnel, telles que votre liste de souhaits, vos achats et commandes précédents, ainsi que sur les cookies utilisés par notre site Web.

Lorsque vous donnez votre consentement, vos coordonnées sont conservées dans notre système client pour vous informer de nos actions, promotions, avantages et événements. De plus, nous communiquons certaines de nos actions de marketing par le biais de notre propre site Web, de sites Web de tiers et de différentes plateformes de médias sociaux telles que Facebook et Instagram. Nous pouvons créer des groupes cibles à partir d'adresses e-mail, de numéros de téléphone portable ou de visiteurs de notre site Web, et les approcher avec des annonces personnalisées via ces canaux.

Vous recevrez également certaines informations si vous avez déjà une relation client avec ESSENTIEL Antwerp, si nous constatons que vous êtes intéressé par nos services ou produits ou que vous en bénéficiez. Ce faisant, nous nous basons sur l'intérêt légitime d'ESSENTIEL Antwerp.

2.6. Événements

Si vous participez à un événement ESSENTIEL Antwerp, nous enregistrons généralement vos nom, prénom et adresse e-mail. Pendant la plupart des événements, il y a également un photographe afin de capturer l'atmosphère et prendre des photos de toutes les personnes présentes, que nous pouvons ensuite afficher sur nos médias sociaux. Lors de certains événements, vous pouvez également poser pour le photomaton et enregistrer votre adresse e-mail pour recevoir vos photos dans votre boîte mail.

Vos coordonnées seront traitées de manière à ce que nous puissions vous inscrire à l'événement et vous envoyer les informations nécessaires. Des photos peuvent être publiées sur nos canaux de médias sociaux pour mettre l'événement en valeur.

Votre inscription à l'événement est basée sur votre permission. Pour l'envoi ultérieur des photos du photomaton, votre autorisation préalable est également requise. La publication de photos sur les médias sociaux est basée sur l'intérêt légitime d'ESSENTIEL Antwerp pour la visibilité en ligne. Vous pouvez toujours retirer votre autorisation conformément au point 5 de cette Déclaration de Confidentialité ou demander de retirer votre photo en envoyant un lien ou une référence de la photo à service@essentiel-antwerp.com.

2.7. Autres relations

Les coordonnées de nos fournisseurs ou partenaires (grossistes) actuels ou futurs sont collectées dans nos systèmes.

ESSENTIEL Antwerp traite ces données afin de conclure et d'exécuter nos accords, et de gérer nos relations ou notre coopération.

Ce traitement est donc nécessaire à la conclusion et à l'exécution de nos contrats et relations commerciales.

2.8. Collecte automatique de données personnelles

Chaque fois que vous visitez notre site Web, nous recueillons des renseignements au moyen de cookies et d'autres technologies pour assurer le fonctionnement optimal de notre site Web. Par exemple, nous traitons votre comportement de navigation afin d'améliorer la qualité technique et le contenu du site Web. Pour plus d'informations à ce sujet, vous pouvez également consulter notre Politique de Cookies.

Notre site Web utilise les pixels Facebook et Google, pour nos propres publicités et pour des publicités par l’intermédiaire d’un tiers. Elles sont principalement utilisées pour placer des publicités ciblées sur le site Web de tiers et pour mesurer les performances de nos campagnes. Vous pouvez lire comment indiquer vos préférences relatives aux cookies ou comment supprimer les cookies dans notre Politique de Cookies.

3 — DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Toutes les données personnelles sont stockées dans nos systèmes d'information pour une durée n'excédant pas celle nécessaire à la fourniture du service ou aux fins décrites ci-dessus ou qu'il n'est légalement exigé. Les données personnelles que nous collectons sur la base de votre consentement, à savoir vos coordonnées, certaines données de compte ainsi que des photos, seront également conservées aussi longtemps que votre consentement reste valable.

Les informations que vous nous communiquez via le formulaire de contact ou dans le cadre de questions ou de réclamations seront conservées aussi longtemps qu'il sera nécessaire pour pouvoir répondre et traiter entièrement le formulaire ou le contenu de votre e-mail. Par la suite, nous conservons ces dossiers dans nos archives pendant deux ans afin de consulter les questions ou les réclamations connexes dans le but d'optimiser nos services.

Nous conservons les informations des clients et des fournisseurs sur vos achats aussi longtemps qu'il est raisonnablement nécessaire pour exécuter nos contrats, pour nous conformer à nos obligations légales (comme les obligations comptables et fiscales) et pour résoudre les différends ou faire respecter les accords. Par conséquent, ces renseignements personnels sont conservés pendant toute la durée de notre relation contractuelle et pendant 10 ans par la suite. Dans tous les cas, les données à caractère personnel peuvent être conservées pendant une période plus longue s'il existe une raison légale ou réglementaire de le faire, ou pendant une période plus courte si la personne concernée s'oppose au traitement de ses données à caractère personnel et s'il n'existe plus de raison légitime de les conserver.