Privacyverklaring
Laatste wijziging op 10 april 2024
1 — ALGEMEEN
De BV KADINE, met maatschappelijke zetel te Arenbergstraat 21, 2000 Antwerpen, België in de Belgische Kruispuntbank der Ondernemingen ingeschreven onder het nummer BE 0437.697.256, en haar verbonden vennootschappen (hierna “ESSENTIEL Antwerp”), is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
ESSENTIEL Antwerp hecht veel belang aan jouw privacy en beschermt jouw persoonsgegevens met toepassing van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Europese verordening 2016/679 betreffende de bescherming van persoonsgegevens, hierna: “AVG”), alsook de wetgeving betreffende elektronische communicatie en andere toepasselijke wettelijke bepalingen. Verder heeft ESSENTIEL Antwerp ook een GDPR-contactpersoon aangesteld, die het correct verwerken van jouw persoonsgegevens mee opvolgt.
Deze Privacyverklaring bevat essentiële informatie over hoe ESSENTIEL Antwerp jouw persoonsgegevens verzamelt en gebruikt en met welk doel. Deze informatie is bedoeld om je in te lichten over de verwerking van jouw persoonsgegevens en de rechten waarover je als betrokkene beschikt bij het gebruikmaken van onze diensten, en dit zowel op de website, als in de fysieke winkels of bij andere mededelingen van jouw gegevens aan ESSENTIEL Antwerp.
2 — VERWERKINGEN VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS
Deze Privacyverklaring betreft persoonsgegevens van natuurlijke personen, met name gegevens die toelaten iemand rechtstreeks of onrechtstreeks te identificeren. In wat volgt informeren wij jou welke specifieke persoonsgegevens er door ons verwerkt worden, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond.
2.1. In onze winkels
2.1.1 Persoonlijk account
Bij een aankoop in één van onze fysieke winkels kan een persoonlijk account worden aangemaakt. Hiervoor verzamelen wij jouw voornaam, achternaam, e-mailadres, geslacht, taal en woonplaats (stad). Optioneel kan je als klant jouw geboortedatum, telefoonnummer en adres opgeven.
We gebruiken deze accountgegevens om jou als klant te registreren in ons klantensysteem. Met een persoonlijk account vinden we jouw gegevens en aankopen sneller terug zodat we vragen, klachten of retours beter kunnen opvolgen.
Het aanmaken van een persoonlijk account is gebaseerd op jouw toestemming. Je kan steeds in onze winkels vragen om jouw accountgegevens te wijzigen of je andere rechten uitoefenen overeenkomstig punt 5 van deze Privacyverklaring.
2.1.2 Camerabewaking
Ter bewaking van de goederen en het personeel van ESSENTIEL Antwerp en op basis van de Camerawet van 21 maart 2007, worden er in onze winkels camera’s geplaatst. De installatie van camera’s is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van ESSENTIEL Antwerp.
De camerabeelden worden enkel in real time bekeken om onmiddellijk te kunnen ingrijpen bij misdrijven, schade, overlast en verstoring van de openbare orde. Ze worden maximaal één maand bewaard. Ze zullen dan ook enkel langer worden bewaard en worden opgeslagen indien dit noodzakelijk is om bewijzen te verzamelen van misdrijven, overlast of schade en ook om daders, verstoorders van de openbare orde, getuigen of slachtoffers op te sporen en te identificeren.
De camerabeelden worden niet gedeeld, tenzij met de bevoegde politiediensten of de gerechtelijke overheden wanneer feiten werden vastgesteld die een mogelijke inbreuk betekenen of wanneer zij hierom vragen in het raam van hun administratieve of gerechtelijke bevoegdheden.
2.2. Online account
Bij het aanmaken van een persoonlijk account op de website geef je volgende persoonsgegevens in: voornaam, achternaam, aanspreektitel en e-mailadres. Het is ook mogelijk om aan te melden en je account te verbinden via Facebook of Google Connect. In dat geval ontvangen wij je gegevens van die dienst, namelijk je openbaar profiel met naam en e-mailadres, via de autorisatieprocedures die door die dienst worden gebruikt.
Voor het verdere gebruik van jouw online account worden je logingegevens (e-mailadres en wachtwoord) bewaard. De andere persoonsgegevens registreren wij in ons klantensysteem en worden bewaard in je online account zodat je deze niet telkens opnieuw hoeft in te vullen en we jou als klant kunnen identificeren.
Op basis van jouw toestemming kunnen wij door middel van enquêtes ook andere (anonieme) voorkeuren bewaren.
Het aanmaken van een account is gebaseerd op jouw toestemming, evenals het verbinden van jouw account aan jouw Google of Facebook profiel. Je kan je online account op elk ogenblik wijzigen of stopzetten. Hoe je dit doet, lees je onder punt 5 van deze Privacyverklaring.
2.3. Webshop: bestellingen en leveringen
Wanneer je een bestelling plaatst op onze webshop worden jouw voornaam, achternaam, telefoonnummer, facturatie- en/of leveringsadres en betalingsgegevens verwerkt.
Wij gebruiken deze accountgegevens om de betaling te finaliseren, je bestelling te kunnen bezorgen en je op de hoogte te houden van de status van je bestelling.
De verwerking van jouw accountgegevens in het kader van een orderafhandeling op de website is noodzakelijk voor de uitvoering van de koopovereenkomst.
2.4. Vragen en klachten
Bij het invullen van het contactformulier op de website geef je volgende persoonsgegevens op: voornaam, achternaam, e-mailadres en jouw vraag of bericht. Indien je ons rechtstreeks contacteert (per e-mail, telefoon of brief) verwerkt onze klantendienst jouw contactgegevens en de inhoud van deze correspondentie.
Wij gebruiken deze gegevens enkel om zo goed mogelijk te kunnen reageren op je vraag of klacht. Telefoongesprekken met onze klantendienst worden niet opgenomen of bewaard. Daarnaast kunnen we jouw emailadres gebruiken om enquêtes uit te sturen ter verbetering van onze dienstverlening.
Het meedelen van deze gegevens gebeurt op basis van jouw toestemming. Het verdere gebruik of bewaren van je persoonsgegevens voor dit doeleinde is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van ESSENTIEL Antwerp.
2.5. Marketingcommunicatie
Wanneer je je inschrijft voor onze nieuwsbrief geef je volgende persoonsgegevens op: voornaam, achternaam, e-mailadres, aanspreektitel, land, postcode en taal. Productinformatie op maat stellen we samen op basis van de gegevens in je online account, zoals je verlanglijstje en eerdere aankopen en bestellingen, en ook op basis van cookies waar onze website gebruik van maakt.
Wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven, worden je contactgegevens bijgehouden in ons klantensysteem om jou op deze manier te kunnen informeren over onze acties, promoties, voordelen en evenementen. Daarnaast communiceren we sommige van onze marketingacties via onze eigen website, websites van derde partijen en verschillende social media platformen zoals Facebook en Instagram. Wij kunnen doelgroepen maken op basis van e-mailadressen, gsm-nummers, of van bezoekers van onze website en deze benaderen met gepersonaliseerde advertenties via deze kanalen.
Je zal ook bepaalde informatie krijgen in het geval je reeds een bestaande klantenrelatie hebt met ESSENTIEL Antwerp, als wij vermoeden dat je interesse hebt in of gebaat bent bij onze diensten of producten. Wij baseren ons hiervoor op het gerechtvaardigd belang van ESSENTIEL Antwerp.
2.6. Evenementen
Als je deelneemt aan een evenement van ESSENTIEL Antwerp registreren we meestal jouw naam, voornaam en e-mailadres. Op de meeste evenementen loopt ook een fotograaf rond om sfeerbeelden vast te leggen en foto’s te nemen van de aanwezigen, die we achteraf op onze sociale media kunnen plaatsen. Op bepaalde events kan je ook poseren voor de photobooth en je e-mailadres registreren om jouw foto’s in je mailbox te ontvangen.
Jouw contactgegevens worden verwerkt zodat we je kunnen inschrijven voor het event en om gerelateerde informatie op te sturen. Foto’s kunnen op onze sociale mediakanalen worden gepubliceerd om het event in de kijker te zetten.
Je registratie voor het event gebeurt dus op basis van jouw toestemming en ook voor het achteraf versturen van de foto’s van de photobooth wordt eerst toestemming gevraagd. Het publiceren van foto’s op sociale media is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van ESSENTIEL Antwerp voor online visibiliteit. Je kan je toestemming steeds intrekken overeenkomstig punt 5 van deze Privacyverklaring of vragen om jouw foto te verwijderen door een link of verwijzing van de foto te sturen naar service@essentiel-antwerp.com.
2.7. Overige relaties
Van onze huidige of toekomstige leveranciers of (wholesale) partners worden contactgegevens verzameld in onze systemen.
ESSENTIEL Antwerp verwerkt deze gegevens om onze overeenkomsten te sluiten en uit te voeren, en om onze relaties of samenwerking te beheren.
Deze verwerking is dus noodzakelijk voor de totstandkoming en uitvoering van onze contracten en zakenrelaties.
2.8. Automatische verzameling van persoonsgegevens
Telkens wanneer je onze website bezoekt, verzamelen wij informatie via cookies en andere technologieën om een optimale werking van onze website te garanderen. Zo verwerken wij jouw surfgedrag ter verbetering van de technische en inhoudelijke kwaliteit van de website. Voor meer informatie hieromtrent kan je ook onze Cookieverklaring raadplegen.
Onze website maakt gebruik van de Facebook en Google pixel, voor onze eigen advertenties en voor advertenties via een derde partij. Deze worden vooral gebruikt voor het plaatsen van gerichte advertenties op de website van derde partijen en om te meten hoe onze campagnes presteren. Hoe je je cookie-voorkeuren kan aangeven en cookies kan verwijderen, lees je in onze Cookieverklaring.
3 — DUUR VAN HET BIJHOUDEN VAN DE GEGEVENS
Alle persoonsgegevens worden in onze informatiesystemen niet langer bewaard dan noodzakelijk is om de dienst te leveren of dan nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden, of wettelijk noodzakelijk. De persoonsgegevens die wij op basis van jouw toestemming verzamelen, namelijk jouw contactgegevens, bepaalde accountgegevens en foto’s, houden wij bij zolang jouw toestemming blijft gelden
De informatie die u ons toestuurt via het contactformulier of in het kader van vragen of klachten, wordt bewaard zolang deze nodig is om het formulier of de inhoud van uw e-mail volledig te kunnen beantwoorden en verwerken. Vervolgens bewaren wij deze dossiers gedurende twee jaar in ons archief om gerelateerde vragen of klachten te raadplegen voor optimalisatie van onze dienstverlening.
Klantengegevens betreffende jouw aankopen en leveranciersgegevens bewaren wij zo lang als redelijkerwijs nodig is om onze overeenkomsten uit te voeren, om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (zoals boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) en om eventuele geschillen op te lossen of overeenkomsten af te dwingen. Daarom worden deze persoonsgegevens bewaard tijdens de duur van onze contractuele relatie en tot 10 jaar daarna. In alle gevallen kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard wanneer daartoe een wettelijke of reglementaire reden bestaat, of korter wanneer de betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens en er niet langer een gerechtvaardigde grond is om deze gegevens te bewaren.
4 — OVERDRACHT EN DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS
ESSENTIEL Antwerp deelt jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij:
- — Met onze rechtsopvolgers en andere verbonden vennootschappen, voor dezelfde doeleinden als gespecificeerd in deze Privacyverklaring.
- — Met onderaannemers en derden ten behoeve van de uitvoering van een overeenkomst die wij met hen hebben of die wij met jou hebben.
- — Met externe dienstverleners die namens ons diensten verlenen om ons bij onze bedrijfsactiviteiten te helpen. Deze dienstverleners zijn beperkt tot het verwerken van jouw persoonsgegevens overeenkomstig onze instructies voor het uitvoeren van hun taken. Zo werkt ESSENTIEL Antwerp voor volgende activiteiten samen met verwerkers:
- — Beheer en hosting van onze website
- — Afhandeling van betaling in de webshop
- — Beheer van de klantendatabase (CRM)
- — Beheer van de leveranciers en partners-database
- — Levering van bestellingen
- — Bepaalde marketingacties
- — Organiseren van evenementen
- — Vereist door de toepasselijke wet- en regelgeving.
- — Met overheidsinstellingen of autoriteiten.
- — Met andere derden met jouw toestemming.
Wij beperken de overdracht van jouw persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (Europese Unie + IJsland, Noorwegen en Liechtenstein), met uitzondering van onze eigen entiteiten/winkels buiten de EER waarvoor we de nodige maatregelen hebben genomen om dezelfde bescherming als binnen de EER te verwezenlijken. Wanneer wij jouw persoonsgegevens toch doorgeven aan partijen in derde landen, zoals softwareleveranciers en cloud- of mailingdiensten, neemt ESSENTIEL Antwerp de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens uitsluitend worden verwerkt in overeenstemming met de regelgeving en deze Privacyverklaring. Deze regelingen ter bescherming van jouw persoonsgegevens kunnen bindende bedrijfsvoorschriften, contractuele bepalingen of goedgekeurde certificeringsmechanismen omvatten.
5 — WELKE RECHTEN HEB JE BETREFFENDE JOUW PERSOONSGEGEVENS?
ESSENTIEL Antwerp gebruikt jouw persoonsgegevens voor welbepaalde doeleinden en verzamelt enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om die doeleinden te kunnen bereiken. We willen zo transparant en duidelijk mogelijk zijn omtrent de activiteiten waarvoor we jouw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. In overeenstemming met de AVG, sommen we hierbij jouw verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens op.
Recht om geïnformeerd te worden
ESSENTIEL Antwerp streeft ernaar transparant te zijn door de nodige informatie te verstrekken over de verwerkingen van je persoonsgegevens, via deze Privacyverklaring of via specifieke kennisgevingen op het moment van het verzamelen ervan.
Recht op inzage
Je hebt het recht om op elk moment kosteloos kennis te nemen van jouw persoonsgegevens en een kopie op te vragen van de persoonsgegevens die ESSENTIEL Antwerp over je bijhoudt.
Recht op verbetering
Indien de persoonsgegevens die ESSENTIEL Antwerp over je bewaart onjuist of onvolledig zijn, heb je het recht om ons te vragen deze te corrigeren of aan te vullen. Je bent verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens wanneer je die zelf verstrekt. Zo kan je jouw accountgegevens in je persoonlijke account online op elk moment bijwerken.
Recht op gegevenswisseling
In bepaalde gevallen heb je het recht te verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen. We zullen jouw persoonsgegevens zonder onnodige vertraging wissen indien we geen wettelijke reden of gerechtvaardigde grond hebben om door te gaan met de verwerking ervan.
Recht op beperking van de verwerking
In bepaalde gevallen heb je het recht te vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Dit betekent dat we de gegevens wel mogen bewaren, maar niet verder mogen verwerken.
Recht op overdraagbaarheid van de gegevens
Dit recht is enkel van toepassing op de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt op basis van toestemming of in het kader van de uitvoering van een overeenkomst. ESSENTIEL Antwerp zal jouw persoonsgegevens in een gestructureerd en raadpleegbaar formaat overmaken aan uzelf en/of rechtstreeks aan een andere instelling of persoon van jouw keuze.
Recht van bezwaar
Je hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens indien de verwerking gebeurt op grond van het gerechtvaardigd belang van ESSENTIEL Antwerp of op grond van het algemeen belang. Wij zullen de verwerking stopzetten, tenzij wij kunnen aantonen dat er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking of voor de uitoefening van rechtsvorderingen. Ook in geval van direct marketing kan je bezwaar maken en worden de persoonsgegevens niet meer voor deze doeleinden verwerkt.
Recht om je toestemming in te trekken
Voor de verwerking van jouw persoonsgegevens die ESSENTIEL Antwerp heeft verzameld met jouw toestemming, kan je op elk ogenblik deze toestemming intrekken. Zo kan je uitschrijven voor de nieuwsbrieven, onze marketingcommunicaties of evenementen. Daarnaast kan je het online contactformulier invullen met daarin de vraag om een bepaalde toestemming in te trekken of een email versturen naar service@essentiel-antwerp.com. Houd er wel rekening mee dat er een bepaalde verwerkingstijd nodig is om je verzoek te behandelen en dat in de tussentijd de kans bestaat dat je de communicatie nog ontvangt. Merk ook op dat het intrekken van jouw toestemming geen afbreuk doet aan de verwerkingen die ESSENTIEL Antwerp deed toen je toestemming nog niet ingetrokken was.
Hoe kan je deze rechten uitoefenen?
Je kan deze rechten uitoefenen door verzending van een e-mail aan service@essentiel-antwerp.com. of per brief naar het hoofdkantoor, t.a.v. Customer Service, Arenbergstraat 21, 2000 Antwerpen. Om zeker te zijn dat het verzoek van jou afkomstig is, kan je via e-mail alleen een verzoek sturen vanuit het emailadres dat bij ons gekend of geregistreerd is, en per brief mits bijvoeging van een identiteitsbewijs.
Indien je van mening bent dat ESSENTIEL Antwerp jouw persoonsgegevens niet rechtmatig en volgens de wettelijke vereisten verwerkt, heb je ook steeds het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (Belgische gegevensbeschermingsautoriteit https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/).
6 — VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID
ESSENTIEL Antwerp heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de ongeoorloofde toegang of de kennisgeving per vergissing van persoonsgegevens aan derden te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
In geen geval kan ESSENTIEL Antwerp aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
ESSENTIEL Antwerp houdt eraan je te verwittigen dat onze website links, hyperlinks of referenties kan bevatten naar andere sites, die ESSENTIEL Antwerp niet controleert en waarop onze Privacy- & Cookieverklaring niet van toepassing is. Deze sites worden niet beheerd door ESSENTIEL Antwerp. ESSENTIEL Antwerp is niet aansprakelijk voor de inhoud van zulke websites waarnaar verwezen wordt en ook niet voor de aanbiedingen, producten of diensten die erop vermeld worden. Wij raden je dus aan om aandachtig elke privacyverklaring van elke site die je bezoekt, te lezen daar deze kan verschillen van onze Privacy- & Cookieverklaring.
7 — TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDHEIDSBEDING
Deze Privacyverklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Belgische recht, dat exclusief van toepassing is bij elk eventueel geschil. De Nederlandstalige rechtbanken van Brussel zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elk geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze Privacyverklaring.
8 — UPDATES
ESSENTIEL Antwerp kan deze Privacyverklaring in de toekomst steeds wijzigen. Dergelijke wijzigingen zullen hier worden gepubliceerd. Daarom raden wij aan om deze pagina regelmatig te controleren voor updates.
